Kepala Dispersip Kota Banda Aceh Cut Azharida, SH menegaskan bahwa arsip bukan sekadar dokumen usang. Dalam sambutannya saat membuka bimtek di Sei Hotel Banda Aceh, ia menyebut arsip adalah rekaman kegiatan dan peristiwa yang memiliki nilai penting sebagai sumber informasi, bahan pertanggungjawaban, alat bukti hukum, serta memori kolektif pemerintahan.
“Oleh karena itu, pengelolaan arsip harus dilakukan secara baik, sistematis, aman, dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan,” kata Cut Azharida.
Ia menambahkan, tata kelola arsip yang rapi menjadi salah satu indikator utama dalam mewujudkan pemerintahan gampong yang profesional dan transparan. Selama ini, banyak dokumen penting di tingkat desa yang tidak tertata, bahkan hilang saat dibutuhkan untuk audit atau sengketa hukum.
Selama tiga hari pelatihan, peserta mendapatkan materi dasar-dasar kearsipan, klasifikasi arsip, tata naskah dinas, serta pengelolaan arsip aktif dan inaktif. Yang menarik, bimtek juga memperkenalkan sistem pengarsipan berbasis digital — langkah konkret menuju administrasi gampong yang modern.
Peserta tidak hanya duduk mendengar pemaparan. Sesi diskusi interaktif digelar untuk memastikan materi bisa langsung diterapkan di lingkungan kerja masing-masing. Beberapa pengelola gampong mengaku selama ini menyimpan dokumen asal-asalan, tanpa sistem klasifikasi yang jelas.
Bimtek ini merupakan bagian dari komitmen Pemerintah Kota Banda Aceh mendorong tertib arsip di seluruh gampong. Cut Azharida berharap setelah pelatihan, setiap gampong memiliki sistem penyimpanan dokumen yang standar — mulai dari penataan, pemeliharaan, hingga penyusutan arsip dinamis.
“Pelayanan administrasi kepada masyarakat akan berjalan lebih efektif dan efisien jika arsipnya tertata,” ujarnya.
Peserta yang hadir terdiri dari aparatur gampong, pengelola administrasi desa, serta unsur masyarakat yang punya peran langsung dalam pelayanan publik. Antusiasme tinggi terlihat dari banyaknya pertanyaan teknis yang diajukan, terutama soal cara menyusutkan arsip yang sudah tidak aktif tanpa melanggar aturan.
Para peserta berharap kegiatan serupa bisa berlangsung secara berkelanjutan. Sebab, pergantian aparatur gampong sering terjadi, dan pengetahuan kearsipan tidak bisa diwariskan hanya lewat satu kali pelatihan. Dispersip Kota Banda Aceh pun diharapkan bisa menjadi pusat konsultasi jika nantinya muncul masalah teknis di lapangan.
Dengan adanya bimtek ini, Pemerintah Kota Banda Aceh optimistis tata kelola administrasi di 90 gampong akan semakin rapi, akuntabel, dan siap menghadapi era digitalisasi pelayanan publik.